Wychodząc naprzeciw potrzebom polskich muzeów opracowaliśmy wzór standardowego raportu o warunkach ochrony zbiorów w miejscu ich przechowywania i eksponowania, znany powszechnie w swojej angielskiej wersji jako Facility Report, przede wszystkim na potrzeby użyczeń w ruchu krajowym. Jest on wynikiem pracy zespołu, który przeanalizował udostępnione przez polskie muzea wzory raportów.

Dzięki temu powstał dokument kompilujący wszelkie kwestie, spośród których wiele powtarzają się w niemal niezmienionej formie. Do polskiego wzoru dodano też niektóre zapisy występujące w raportach amerykańskich i brytyjskich, z myślą o potrzebie dalszej standaryzacji i podnoszeniu poziomu zabezpieczeń krajowych instytucji.

W procedurze użyczenia / udostępnienia zbiorów raport jest pierwszym dokumentem, jaki powinien zostać przekazany użyczającemu przez biorącego w użyczenie. Jest to standardowa procedura, stosowana w europejskich muzeach. Zazwyczaj raport jest przesyłany jest wraz z prośbą o użyczenie (najczęściej na wystawę), bądź zaraz po otrzymaniu wstępnej zgody użyczającego.

Nowością jest załącznik nr 1 – gabloty i ekspozytory, który pozwala precyzyjnie opisać stosowany na wystawie system gablot, oraz materiał, z którego są zbudowane, ich możliwości w zakresie kontroli klimatu i oświetlenia. W dokumencie znalazły się również pytania o indywidualne zabezpieczenie gablot i procedury kontroli ekspozycji. Załącznik został opracowany w oparciu o analogiczny wzór brytyjski, został jednak znacznie uproszczony.

Proponujemy, aby załącznik był wypełniany i przesyłany przed wystawą, w momencie zamknięcia projektu ekspozytorów / gablot. Pozwoli to stronom ustalić wzajemne oczekiwania względem szczegółowych warunków eksponowania obiektów. Załącznik ten będzie szczególnie przydatny przy organizacji wystaw obiektów pokazywanych w całości w gablotach lub ekspozytorach, np. numizmatów, naturaliów, obiektów ze skóry, kości słoniowej i innych, szczególnie wrażliwych na wszelkie zmiany, czy też niezwykle cennych, jak ordery i regalia.

Polskie Stowarzyszenie Inwentaryzatorów Muzealnych rekomenduje, aby raport stał się standardem, stosowanym przez instytucje w krajowym ruchu zbiorów. Praca na jednym wzorze dokumentu powinna znacznie ułatwić proces kontroli stanu zabezpieczeń i wydawania zgody na użyczenie / udostępnienie.

Zachęcamy do dzielenia się swoim doświadczeniem. Wszelkie uwagi do szablonów prosimy przesyłać na adres: stowarzyszeniepsim@gmail.com.

Zasady korzystania z plików znajdują się w zakładce Zasady korzystania z szablonów. Wszystkie dokumenty udostępnione zostają na licencji Creative Commons 4.0 Polska.

Pliki do pobrania: