Wychodząc naprzeciw potrzebom polskich muzeów, opracowaliśmy wzór standardowego raportu o warunkach ochrony zbiorów w miejscu ich przechowywania i eksponowania (znany powszechnie w swojej angielskiej wersji jako Facility Report), przede wszystkim na potrzeby użyczeń w ruchu krajowym. Jest on wynikiem pracy zespołu, który przeanalizował udostępnione przez polskie muzea wzory raportów.

Dzięki czemu powstał dokument kompilujący wszystkie elementy, wiele z nich powtarzających się w niemal niezmienionej formie. Do polskiego wzoru dodano też niektóre zapisy występujące w raportach amerykańskim i brytyjskim, z myślą o potrzebie dalszej standaryzacji i podnoszeniu poziomu zabezpieczeń krajowych instytucji.

W procedurze użyczenia / udostępnienia zbiorów, raport jest pierwszym dokumentem jaki powinien zostać przekazany użyczającemu przez biorącego w użyczenie. Jest to standardowa procedura stosowana w europejskich muzeach. Zazwyczaj raport jest przesyłany wraz z prośbą o użyczenie (najczęściej na wystawę), bądź zaraz po otrzymaniu wstępnej zgody użyczającego.

Nowością jest załącznik nr 1 – gabloty i ekspozytory, który pozwala precyzyjnie opisać stosowany na wystawie system gablot, materiał, z którego są zbudowane, ich możliwości w zakresie kontroli klimatu i oświetlenia. W dokumencie znalazły się również pytania o indywidualne zabezpieczenie gablot i procedury kontroli ekspozycji. Załącznik został opracowany w oparciu o analogiczny wzór brytyjski, jest jednak znacznie uproszczony.

Proponujemy, aby załącznik był wypełniany i przesyłany przed wystawą, w momencie zamknięcia projektu ekspozytorów / gablot. Pozwoli to stronom ustalić wzajemne oczekiwania względem szczegółowych warunków eksponowania obiektów. Załącznik ten będzie szczególnie przydatny przy organizacji wystaw obiektów pokazywanych w całości w gablotach lub ekspozytorach, np. numizmatów, naturaliów, obiektów ze skóry, kości słoniowej i innych, szczególnie wrażliwych na wszelkie zmiany, czy niezwykle cennych, jak ordery i regalia.

Polskie Stowarzyszenie Inwentaryzatorów Muzealnych rekomenduje, aby raport stał się standardem, stosowanym przez instytucje w ruchu krajowym zbiorów. Praca na jednym wzorze dokumentu powinna znacznie ułatwić proces kontroli stanu zabezpieczeń i wydawania zgody na użyczenie/udostępnienie.

Zachęcamy do dzielenia się swoim doświadczeniem. Wszelkie uwagi do szablonów prosimy przesyłać na adres: stowarzyszeniepsim@gmail.com.

Zasady korzystania z plików znajdują się w zakładce Wzory dokumentów. Wszystkie dokumenty udostępnione są na licencji Creative Commons 4.0 Polska.

Pliki do pobrania: